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Der Aktenordner

Gerade zum Jahresanfang flattern die Angebote der Büromaterial Lieferanten in Haus. Und viele Kombiangebote enthalten Unmengen an Ordnern und papierhaftem Zubehör. Bestellt man nach Anforderung so wird schnell klar, die Digitalisierung hat diesen Markt bereits verändert.

Während der Aktenschrank bisher die Basis für die verlässliche Ablage war und der Archivar quasi der Gralshüter der Struktur ändert ein digitaler Arbeitsplatz den Blickwinkel auf diesen Bereich der Büroarbeit vollständig. Nutzt man ein cloudbasiertes Speichermodel, wird der komplette Bereich der papierverarbeitenden Archivierung obsolet.
Während bisher die erfahrene Bürokraft schnell das Fach, den Jahrgang oder den Kundenordner aufschlug, um Inhalte zu finden und diese dann per Scan oder Fotokopie weiterzuverarbeiten. Ist nun die Eingabe in ein Suchfeld die einzige Aufgabe, um einen umfassenden Überblick über die vorhandenen Daten zu erhalten. Ein wichtiger Schritt, um auch den neuen rechtlichen Vorgaben zu genügen, um Kundendaten auf Wunsch gezielt zu löschen oder zumindest zu anonymisieren. Der klassische Ordner wird durch ein Archivsystem ersetzt, die Kernaufgabe eines erfahrenen Archivmitarbeiters durch die effizientere Suchmaschine. Der Gang in den Keller wird erstmal überflüssig. Alles in einem Bruchteil der bisherigen Verarbeitungszeit.

Doch was mache ich nun mit der freigewordenen Arbeitsleistung? Sicherlich ist dies auf dem Papier erstmal ein effektiver Einsparung Erfolg. Der Mitarbeiter brauch neue Aufgaben, im Beraterjargon, die Wertschöpfung muss verlagert werden. Evtl. bei der Erstellung des Schlagwortkatalogs oder des semantischen Entscheidungsbaums? Denn das Firmenwissen muss erst in die Maschine übertragen werden, bevor das digitale Wunderwerk effektiv seine Arbeit aufnehmen kann. Man sägt also am eigenen Ast, denn was bleibt wenn das digitale Wunder erstmal läuft? Der Archivar sucht nach neuen, anspruchsvolleren Aufgaben. Er bearbeitet z.B. die Sonderfälle. Sachen, welche die Maschine aussortiert. Vielleicht auch die Überprüfung der Maschine hinsichtlich der personenbezogenen Daten, welche es zu bereinigen gilt.

Der ehemalige Gralshüter wird zum Forensiker und oft auch zum Herren über die Altsysteme. Denn häufig sind Datensätze und Backups zwar vorhanden, das Rückspielen in ein produktives System ist aber häufig nur mit größerem Aufwand möglich. Die digitale Wunderwaffe braucht also doch manchmal Hilfestellung. Jeder der ein älteres BackUp mal zur Ansicht wieder eingespielt hat weiß das. Gut, werden sie sagen: Wenn das Altsystem nicht mehr läuft, dann erübrigt sich auch der Aufwand mit dem löschen. Doch darauf können sie sich in der Praxis nicht verlassen. Es drohen fette Strafen, wenn ihnen der unzufriedene Kunde nachweist, dass sie gar nicht in der Lage sind, seinen persönlichen Datenabdruck zu eliminieren. Also geht unser Archivar jetzt doch wieder ab und zu in den Keller. Nur eine Tür weiter, in den Raum mit den alten „Büro Maschinen“… es sei denn sie haben den Kellerraum bereits digitalisiert. Die Cloud macht auch dies möglich. In diesem Fall dringen sie auf dem Arbeitsort Ihrer Wahl.



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Quelle: http://www.e-recht24.de,

 

 
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